Le riunioni di lavoro sono una prassi normale e necessaria in qualunque attività aziendale. In pratica poi sono pure un’importante occasione di scambio di idee, di informazioni e di istruzioni. Tuttavia a volte non producono i risultati desiderati e si traducono purtroppo in uno spreco di tempo e di risorse.

Le ragioni possono essere tante e vanno dalla durata al contenuto, dalla mancanza di coordinamento, di condivisione, al non avere ben chiaro l’obiettivo. Che si tratti di meeting online o in presenza, questi appuntamenti hanno un costo, quindi devono avere uno scopo che produca in fine in un valore. Il problema però non è “solo” preparare riunioni di lavoro efficaci, ma anche più interessanti e coinvolgenti. In questo articolo analizzeremo il metodo e le strategie per renderlo possibile.

Riunioni di lavoro: quanti tipi ne esistono?

Quanti tipi di riunioni di lavoro esistono? La domanda è abbastanza complessa e in realtà non esiste una risposta giusta. Ogni struttura di impresa crea le proprie versioni adattandole a quelle che sono le esigenze, il settore di interesse, la dimensione e le caratteristiche della propria realtà. Si possono però identificare 7 categorie che racchiudono un po’ le principali situazioni e contesti.

Informative e formative. Hanno scopo di aggiornamento e addestramento su nuovi programmi, procedure o attività. Sono quindi di tipo “didattico”, la partecipazione è utile e obbligatoria.

Analitiche. Si tratta di riunioni di lavoro i cui partecipanti sono essenzialmente i vertici manageriali. Spesso sono spunto per affrontare criticità che sono emerse dai dati numerici.

Di allineamento. Nel corso di questi incontri, tutti i partecipanti coordinano le proprie attività con quelle degli altri. In questo modo si evita il rischio che più divisioni lavorino alla stessa task.

Motivazionali. Di solito non sono obbligatorie ma è “preferibile” prendervi parte. Il loro leitmotiv è migliorare la produttività, sviluppare o rinnovare il team working, ridare vigore e ottimismo.

Brainstorming. Durante questi appuntamenti si dà libero sfogo a ispirazioni, intuizioni e creatività. Ogni idea, ogni riflessione diventa lo spunto per altre analisi con nuove e diverse prospettive.

Decisionali. Servono a fare scelte rilevanti o comunque a comunicarle a tutti i soggetti interessati.

Risolutive. Come suggerisce la denominazione, in queste riunioni di lavoro si affrontano e risolvono problemi. Ciò può voler dire anche cambiamenti e spesso si concludono con una connotazione decisionale.

Vademecum per il meeting perfetto

Come abbiamo visto, il tema al centro delle riunioni di lavoro ne determina anche le specificità. A prescindere dall’argomento, ci sono però delle regole che valgono sempre. Conoscerle e applicarle fa la differenza tra incontri noiosi, peggio ancora inutili, e opportunità di confronto.

Definire necessità e obiettivi. Quando si pensa di organizzare un meeting in ufficio, le prime due domande sono: c’è ne è davvero bisogno? E qual è lo scopo della riunione? A volte infatti si percepisce l’esigenza di incontrarsi tra collaboratori, senza però aver chiaro il perché. Un altro aspetto essenziale è comunicare e coordinare l’appuntamento con adeguato anticipo, in modo che ci sia ampia adesione.

Individuare partecipanti e ruoli. Chi prende parte alle riunioni di lavoro devono essere solo i diretti interessati. Inoltre, tutti devono conoscere l’agenda degli argomenti, sapere chi conduce, e quando intervenire.

Usare canali e modalità adeguate. Un meeting da remoto ha dinamiche e caratteristiche diverse da uno in presenza. Scegliere l’uno o l’altro dipende anche dall’argomento, se si presta o meno a un confronto a distanza oppure no. Bisogna considerare ogni dettaglio per evitare imprevisti, o in ogni caso sapere come reagire e adottare le giuste contromisure.

Chiedere un riscontro. Nelle riunioni di lavoro non va mai trascurata la fase di follow up. Il termine dell’incontro infatti deve seguire un recapp di tutti i punti affrontati. A volte può essere anche utile stilare un verbale per avere tracciabilità di cosa e quando è stato trattato.